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Eficiencia

 

Por: Diana Herrera Rusinque
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En estos momentos difíciles todos hablan de mejorar los tiempos de producción con el menor uso posible de recursos, aplicando conceptos fundamentales en el desarrollo empresarial. Llegar a la práctica exige todo un proceso de reorganización.

“En tiempos de crisis cualquier hueco es trinchera”, reza el viejo adagio popular que ahora es puesto en práctica por las empresas alrededor del mundo, que buscan cualquier mecanismo de protección para mantenerse vivas y no desfallecer cuando la tempestad se apodera de los malos resultados. Eficiencia, efectividad y eficacia son los conceptos clave en el proceso de seguir en pie, con el fin de llegar fortalecidos a la deseada calma que, según muchos auguran, empezará a verse el próximo año.

Diversas publicaciones e importantes estudiosos de las teorías organizacionales le han dedicado tiempo a definir estas tres palabras, que para muchas personas resultan sinónimos, pero en su significado real son diferentes, aunque complementarias. Entre las definiciones más usadas se encuentra que eficiencia es la capacidad para lograr un fin, empleando los mejores y menores recursos posibles, aplicable preferiblemente, salvo contadas excepciones, a personas: de allí el término eficiente. Por su parte, eficacia se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los medios empleados. Este concepto se asocia más a equipos. Y la efectividad se refiere a la cuantificación del logro de la meta.

En el libro La reinvención del gobierno, de Osborne y Gaebler, se define efectividad como una medida de la calidad de las metas que se han alcanzado. Es decir, esta palabra significa no solamente alcanzar resultados (por más eficientes que hayan sido) sino que esos resultados sirvan y que sean realmente útiles. De esta forma, poco vale ser eficiente y eficaz si no se es efectivo.

Los tres conceptos se aplican en cualquier ámbito de la vida, empezando por lo personal y familiar hasta llegar al empresarial y político, este último ocupándose del comportamiento estatal y el buen uso de los recursos para lograr el tan anhelado bien común.

La creación de procesos operativos novedosos, facilitados por las estructuras de las empresas, su filosofía y compromiso de los empleados (empezando por la gerencia) es el primer paso en busca de ser eficientes para alcanzar la eficacia y sostener la efectividad.

Entretanto, la vertiginosa evolución de la tecnología, en función de optimizar recursos y agilizar procesos, también actúa como factor fundamental a la hora de buscar eficiencia. Y es que los expertos hablan del gran error en el cual incurren muchas compañías al frenar sus inversiones en herramientas tecnológicas que garanticen la optimización de las actividades organizacionales, pues algunos empresarios consideran esta asignación de presupuesto, un gasto.

Guillermo Briasco, fundador de Real Eye, producto desarrollado por un grupo de profesionales especializados en la optimización y mejora de diversos procesos de manufactura, creó un parámetro que permite medir la eficiencia de cualquier proceso productivo o de servicio, que se denomina Porcentaje UCI (Utilización de la Capacidad Instalada). Este resultado surge del cociente entre el tiempo productivo neto y el total del tiempo disponible, que según informa el experto, “en el segmento de pymes industriales sólo alcanza el 40%. Esto significa que para un turno productivo de ocho horas en una máquina sólo tres son producción real y las cinco restantes son lo que se denomina ‘pérdidas en producción’”.

Este último concepto, explica Briasco, se compone de tiempos perdidos por productos defectuosos, por puestas a punto o preparación de los equipos, por falta de estandarización de las operaciones y herramientas a utilizar. También por esperas y paradas por roturas. Lo anterior significa que las empresas están aplicando mal sus procesos de trabajo y calidad, además del ineficiente uso de la tecnología, al dejar toda la inspección hasta terminada la producción, cuando deberían tener control en cada una de las operaciones.
 
Este resumido ejemplo deja claro cómo muchas compañías obtienen bajos resultados, que aparecen descritos en sus balances, sin encontrar la causa real de la ineficiencia, pues en los casos de empresas con decenas de años en el mercado, se cree que como se han venido haciendo las cosas toda la vida, el negocio funciona, pero la moderna estructura económica le demuestra que algo anda mal.

En este camino por conseguir eficiencia, eficacia y efectividad ninguno de los eslabones de la cadena productiva que intervienen en un negocio puede descuidarse, y ahí es fundamental el tema de las personas, quienes deben ser motivadas, capacitadas y concienciadas, en busca de mejorar las rutinas operacionales.

Ahí es donde empieza a operar lo que los estudiosos llaman inteligencia competitiva: “Anticiparse a las oportunidades, desafiando las amenazas, superando debilidades y creciendo en las fortalezas”.

 

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